1. Uporządkuj dokumentację
Przed rozpoczęciem finalnych prac warto upewnić się, że dokumenty dotyczące całego okresu zostały ujęte w księgach i prawidłowo przypisane do właściwych okresów. Dotyczy to w szczególności faktur, wyciągów bankowych, dokumentów kasowych, środków trwałych oraz rozliczeń z pracownikami.
2. Uzgodnij najważniejsze salda
Warto sprawdzić zgodność danych księgowych z dokumentacją źródłową. Szczególnej uwagi wymagają rozrachunki z kontrahentami, rachunki bankowe, kasa, podatki, składki oraz rozliczenia z pracownikami.
3. Sprawdź środki trwałe i amortyzację
Przed zamknięciem ksiąg należy zweryfikować ewidencję środków trwałych, przyjęcia i likwidacje oraz naliczenia amortyzacji. Pozwala to ograniczyć ryzyko błędów w wartości majątku wykazywanego w sprawozdaniu.
4. Zweryfikuj rozliczenia między okresami
Niektóre koszty i przychody dotyczą więcej niż jednego okresu. Warto więc sprawdzić rozliczenia międzyokresowe oraz inne pozycje, które wymagają właściwego przyporządkowania do okresu sprawozdawczego.
5. Przygotuj dane do sprawozdania
Po wykonaniu uzgodnień można przejść do przygotowania poszczególnych elementów sprawozdania finansowego i sprawdzenia ich wzajemnej spójności. Zakres prac zależy od rodzaju jednostki i obowiązujących ją przepisów.
Najważniejsza zasada
Im wcześniej rozpocznie się porządkowanie dokumentacji i uzgadnianie sald, tym łatwiej wykryć i wyjaśnić rozbieżności. Przygotowanie sprawozdania nie powinno być traktowane jako pojedyncza czynność wykonywana dopiero na końcu procesu.